Privacy Policy

Ai sensi dell’art.13 del Reg. UE 2016/679 (di seguito, “GDPR”)

Tender Brain S.r.l. protegge la tua Privacy per il trattamento dei dati personali

Dati personali acquisiti in qualità di utente di TenderBrain

Informazioni Generali

Si informano gli utenti dei relativi account riferiti ai Clienti nonché le persone fisiche di riferimento del cliente stesso (di seguito, anche quali “interessati”, ex. art. 4, c.1 GDPR) dei seguenti profili generali, validi per tutti gli ambiti del trattamento:

  1. Il Titolare del Trattamento è Tender Brain S.r.l., in persona dei suo legale rappresentante Guglielmo Ela Oyana, con sede legale e operativa in Gorgonzola (20064 – MI), via Milano n. 37/c –  c.f. e p.i.: 13931000965, che potrai contattare anche ai seguenti recapiti: amministrazione@tenderbrain.it.
  2. Tutti i dati degli utenti, riferiti direttamente o indirettamente a persone fisiche, sono trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato, nel rispetto dei principi generali previsti dall’art. 5 GDPR.
  3. Abbiamo adottato specifiche misure di sicurezza per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti, o non corretti e accessi non autorizzati.
  4. Trattiamo attraverso la piattaforma Tender Brain (di seguito il “tool”), con sistemi e supporti informatici, solamente dati “comuni” ovvero informazioni che non comprendono “particolari categorie di dati” (dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona) ovvero “dati giudiziari” (dati personali relativi alle condanne penali e ai reati o a connesse misure di sicurezza). 
  5. L’hosting del tool è tenuto da Google Cloud Platform società nominata responsabile esterno del trattamento, elaborando i dati per conto del Titolare, i cui server – ai fini della gestione del tool – sono posti all’interno dello spazio economico europeo; eventuali trasferimenti di dati a sub-responsabili all’estero verranno coperti da clausole contrattuali standard e/o dall’adesione del sub-responsabile al Privacy Shield, in conformità agli artt. 45 e 46 GDPR.
  6. L’elenco aggiornato delle persone autorizzate al trattamento per conto del Titolare nonché dei responsabili esterni del trattamento designati da Tender Brain è disponibile presso la sede del Titolare. 
  7. La politica della privacy di Tender Brain non comporta, infine, il trattamento di dati personali di persone fisiche minori di 18 anni di età. Pertanto, questo tool e i servizi ad esso connessi non sono destinati a raccogliere intenzionalmente informazioni personali riferite ai minori. Nel caso in cui informazioni su minori fossero involontariamente registrate, il Titolare le cancellerà in modo tempestivo, direttamente e/o su richiesta degli utenti.

Informazioni personali che raccogliamo e base giuridica

Raccogliamo informazioni personali come segue:

  • Informazioni personali che fornisci: raccogliamo informazioni personali se crei un account per utilizzare i nostri servizi o comunichi con noi come indicato di seguito:
    1. Informazioni dell’account: quando crei un account con noi, raccoglieremo informazioni associate al tuo account, compreso il tuo nome, la tua email, le credenziali dell’account (collettivamente, “Informazioni dell’account”).
    2. Contenuto dell’utente: quando utilizzi i nostri servizi, fornisci informazioni mediante l’input della chat, nei file che carichi per creare Indici o file che carichi direttamente in chat o nei feedback che fornisci ai nostri servizi (“Contenuti”).
    3. Informazioni sulla comunicazione: se ti metti in contatto con noi (ad esempio per richiedere supporto tecnico o per richiedere informazioni), raccogliamo il tuo nome, le informazioni di contatto e i contenuti dei messaggi che invii (“Informazioni sulla comunicazione”).
  • Informazioni personali che riceviamo automaticamente dall’utilizzo dei servizi: quando visiti, utilizzi o interagisci con i servizi, riceviamo le seguenti informazioni sulla tua visita, l’utilizzo o le interazioni (“Informazioni tecniche”):
    1. Dati di log: informazioni che il tuo browser invia automaticamente quando utilizzi i nostri servizi. I dati di log includono il tuo indirizzo IP, il tipo e le impostazioni del browser, la data e l’ora della richiesta e il modo in cui interagisci con il nostro sito web.
    2. Dati sull’utilizzo: possiamo raccogliere automaticamente informazioni sull’utilizzo dei servizi, come i tipi di contenuti che visualizzi o con cui interagisci, le funzionalità che utilizzi e le azioni che compi, nonché il tuo fuso orario, il paese, le date e gli orari di accesso, l’agente utente e la versione, il tipo di computer o dispositivo mobile e la tua connessione.
    3. Informazioni sul dispositivo: includono il nome del dispositivo, il sistema operativo, gli identificatori del dispositivo e il browser che stai utilizzando. Le informazioni raccolte possono dipendere dal tipo di dispositivo che stai utilizzando e dalle relative impostazioni.
    4. Le basi giuridiche sono le seguenti.
  • l’esecuzione del contratto o l’adempimento di impegni precontrattuali:
    • permetterti di utilizzare, aggiornare e manutenere la piattaforma;
    • attivare, fornire, sospendere e gestire il tuo abbonamento, provvedendo alla relativa fatturazione, all’invio di comunicazioni di servizio ed all’assistenza, anche via mail;
    • fornirti tutti i servizi che rientrano nell’offerta commerciale del Titolare, come suggerirti i servizi e nuove funzionalità che ti possono interessare sulla base di quelli già da te utilizzati;
    • migliorare l’assistenza tecnica, l’attività di customer care, i nostri servizi, i contenuti e i prodotti;
      gestire e rinnovare il tuo abbonamento.
  • il perseguimento di un legittimo interesse del Titolare:
    • gestire i reclami ed i contenziosi, recuperare i crediti, prevenire frodi e attività illecite, nonché esercitare i diritti e tutelare gli interessi legittimi del Titolare o di terzi Titolari ad esempio il diritto di difesa in giudizio: l’interesse del Titolare corrisponde al diritto di azione costituzionalmente garantito (art. 24 Cost) e, in quanto tale, socialmente riconosciuto come prevalente rispetto agli interessi del singolo soggetto interessato; 
    • effettuare analisi statistiche aggregate su base anonima: l’interesse del Titolare fa capo al generale interesse di un’impresa a voler raccogliere ed analizzare dati utili a migliorare i propri prodotti e servizi, anche nell’interesse dei propri clienti;
      o inviarti comunicazioni commerciali o notizie su nuovi servizi, all’indirizzo email da te fornito, se sei già nostro Cliente, relative a servizi, prodotti e contenuti simili a quelli di cui hai già fruito o che hai già visto e/o correlati o complementari alla fruizione dei nostri servizi;
    • prevenire la criminalità e salvaguardare l’incolumità del pubblico.
  • l’adempimento di obblighi di legge:
    • rispettare e adempiere gli obblighi previsti da leggi, regolamenti, normative comunitarie, ordini e prescrizioni delle autorità competenti

Come utilizziamo le informazioni personali

Possiamo utilizzare le informazioni personali per i seguenti scopi:

  1. Fornire, amministrare, mantenere e/o analizzare i servizi.
  2. Comunicare con te.
  3. Sviluppare nuovi programmi e servizi.
  4. Prevenire frodi, attività criminali o usi impropri dei nostri servizi e proteggere la sicurezza dei nostri sistemi informatici, dell’architettura e delle reti IT.
  5. Adempiere ad obblighi legali o processi legali e proteggere i nostri diritti, la privacy, la sicurezza o i beni nostri, tuoi o di terzi.

Comunicazione delle informazioni personali, natura conferimento e durata conservazione

In determinate circostanze, possiamo fornire le tue informazioni personali a terze parti senza ulteriori comunicazioni, a meno che richiesto dalla legge:

  1. Fornitori e fornitori di servizi: per aiutarci a soddisfare le nostre esigenze operative aziendali e svolgere determinati servizi e funzioni, possiamo fornire informazioni personali a fornitori e fornitori di servizi, tra cui fornitori di servizi di hosting, servizi cloud e altri fornitori di servizi informatici. In conformità alle nostre istruzioni, queste parti accederanno, elaboreranno o memorizzeranno le informazioni personali solo nell’ambito dell’esecuzione dei loro compiti nei nostri confronti.
  2. Il conferimento dei dati è facoltativo ma sono necessari per l’erogazione del servizio. Il rifiuto al conferimento non consente l’erogazione di parte del servizio durante l’utilizzo del tool. 
  3. I dati identificativi e di contatto: trattati per le finalità di servizio, per non oltre 10 anni dalla fine del rapporto contrattuale e comunque per il tempo di prescrizione previsto dalla legge; 
  4. i dati di utilizzo: quanto agli account utenti verranno invece cancellati immediatamente alla fine dell’abbonamento/rapporto contrattuale e, quanto ai dati di log, la loro cancellazione verrà effettuata dopo sei settimane dalla cessazione dell’abbonamento/rapporto contrattuale;
  5. i dati per il legittimo interesse del Titolare al fine dell’esercizio dei diritti per tutta la durata del contenzioso. 

I tuoi diritti

Potrai liberamente esercitare i seguenti diritti in relazione al trattamento dei dati trattati da Tender Brain:

  1. Ottenere conferma che sia in o meno in corso un trattamento di dati che ti riguardano e in tal caso, ottenere l’accesso ai dati e alle informazioni relative al trattamento. 
  2. Richiedere la rettifica di dati inesatti; 
  3. Richiedere la cancellazione dei dati nel caso in cui, tra le altre ragioni, gli stessi non siano più necessari per le finalità per cui sono stati richiesti; in tal caso, Tender Brain provvederà e cesserà di trattare i dati, fatto salvo il caso in cui gli stessi siano necessari per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto. 
  4. Richiedere l’applicazione della limitazione del trattamento dei dati, nel qual caso gli stessi potranno essere trattati solo previo consenso dell’interessato; fanno eccezione la conservazione dei dati stessi e l’utilizzo per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto o per la protezione dei diritti di altri soggetti fisici o giuridici o per motivi di interesse pubblico rilevante dell’Unione Europea o di uno Stato Membro. 
  5. Opporti, in tutto od in parte, per motivi legittimi al trattamento dei tuoi dati, in tal caso, Tender Brain dovrà cessare di trattare i dati stessi, fatto salvo il caso in cui gli stessi siano necessari per la difesa contro possibili reclami. 
  6. Ricevere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati forniti a Tender Brain o richiedere che Tender Brain li trasferisca direttamente ad un altro titolare quando tecnicamente possibile. 
  7. Revocare il consenso concesso, se pertinente, per le finalità specificate nel precedente punto 2 senza pregiudicare la legittimità del trattamento sulla base del consenso fornito precedentemente alla revoca. 

I suddetti diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, e portabilità dei dati potranno essere esercitati direttamente dall’interessato o da un suo rappresentante legale o volontario, mediante richiesta rivolta a Tender Brain ai suoi dati di contatto mediante invio di lettera raccomandata a.r. presso la sede operativa di Tender Brain S.r.l. in Gorgonzola (20064 – MI), via Milano n. 37/c ovvero di email all’indirizzo info@opengate.biz o, infine, di email pec all’indirizzo tenderbrain@legalmail.it. 

L’interessato ha diritto di proporre reclamo alla competente Autorità di controllo.

Prodotti e Servizi di Terze Parti

TenderBrain veicola/utilizza servizi e prodotti di Terze Parti:

Infrastruttura cloud

TenderBrain risiede in un account Google Cloud Platform di proprietà di Tender Brain.

La contraente per conto di Google è Google Cloud Italy S.r.l., i cui server ospitanti il Tool sono posti all’interno dello Spazio economico europeo (l’infrastruttura è a St. Ghislain, Belgio ed i backup in Unione Europea).

I servizi AI forniti da terze parti

TenderBrain utilizza servizi di generative AI forniti da terze parti ovvero OpenAI OpCo, LLC e Google Cloud Italy S.r.l., acquistandoli attraverso Open Gate S.p.A.

  • Servizi forniti da Open Gate S.p.A.

Al seguente link è disponibile l’Informativa sulla privacy di Open Gate S.p.A., che descrive le modalità con cui raccoglie e tratta le informazioni personali dell’utente in relazione ai servizi forniti (inclusi i servizi di Generative AI): https://www.aideskpro.com/privacy-aideskpro/

  • Servizi AI forniti da OpenAI OpCo, LLC

Open Gate S.p.A. ha sottoscritto con OpenAI OpCo, LLC un contratto (“OpenAI Data Processing Addendum”).

Tale Addendum (“DPA”) regola l’elaborazione dei dati di Tender Brain (e dei Clienti di Tender Brain che utilizzano TenderBrain) da parte di OpenAI 

  1. forniti da Tender Brain a OpenAI tramite le API di OpenAI o qualsiasi servizio OpenAI per le aziende (“Servizi API”)
  2. in conformità alla fornitura di ChatGTPT Enterprise service for businesses da parte di OpenAI (“Servizi ChatGPT Enterprise”)

OpenAI accetta di rispettare gli obblighi ai sensi delle leggi applicabili sulla privacy e sulla protezione dei dati (collettivamente, “Leggi sulla protezione dei dati”) in relazione ai Servizi, in particolare il Regolamento generale sulla protezione dei dati del Regno Unito e/o dell’Unione Europea (Regolamento (UE) 2016/679) (collettivamente il “GDPR”) e la legislazione subordinata applicabile e i regolamenti di attuazione di tali leggi.

In qualità di Responsabile del trattamento dei dati, OpenAI si impegna a 

  1. elaborare i dati di Tender Brain solo per conto di Tender Brain allo scopo di fornire e supportare i servizi di OpenAI, in modo tale da garantire un livello di protezione della privacy non inferiore a quello richiesto dalle Leggi sulla protezione dei dati;
  2. non “condividere” (come tale termine è definito dal CCPA) Dati personali;

Ulteriori informazioni relative alla sicurezza del dato e sul trattamento dei dati sono disponibili ai seguenti link: https://trust.openai.com/ e https://openai.com/policies/privacy-policy

Servizi AI forniti da Google Cloud Italy S.r.l.

Open Gate S.p.A. utilizza i servizi di Generative AI forniti da Google (quali, ad esempio Vertex AI – Gemini Pro, PaLM 2 Text Bison…) e Pre-Trained APIs (quali, ad esempio, Pre-Trained APIs Speech-to-Tex…)

Google Cloud offre i suoi Servizi Cloud tramite il Partner autorizzato Open Gate S.p.A.

Al seguente link è disponibile l’Informativa sulla privacy di Google Cloud, che descrive le modalità con cui raccoglie e tratta le informazioni personali dell’utente in relazione a Google Cloud Platform (inclusi i servizi di Generative AI):  https://cloud.google.com/terms/cloud-privacy-notice  

Aggiornamento della privacy 

Si segnala che la presente informativa può essere oggetto di revisione periodica, anche in relazione alla normativa e giurisprudenza di riferimento. In caso di variazioni significative verrà data, per un tempo congruo, opportuna evidenza. Si invita comunque l’interessato a consultare periodicamente la presente policy.

Si tratta di un’informativa, resa ai sensi dell’art. 13 del GDPR, valida esclusivamente per l’utilizzo dei Servizi offerti da TenderBrain e non anche per altri siti web e/o servizi del Titolare e/o di terzi raggiungibili mediante link esterno.